Tietosuojaseloste

Tietosuojalakiin ja Euroopan unionin tietosuoja-asetukseen (GDPR) pohjautuva tietosuojaseloste on julkaistu 25.5.2018.

Viimeisin päivitys tähän tietosuojaselosteeseen on tehty 1.1.2020.

1. Rekisterin nimi

Kangasalan Moottorikerho ry:n jäsenrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kangasalan Moottorikerho ry (KaMoKe)
c/o Nallekarhuntie 2, 36100 Kangasala
https://www.kamoke.fi

Puhelin: 040 745 9956
Sähköposti: info@kamoke.fi

2.1. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Miska Jokinen (sihteeri)
c/o Nallekarhuntie 2
36100 Kangasala

Puhelin: 040 745 9956
Sähköposti: sihteeri@kamoke.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä Yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Henkilötietojen keräyksen peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu Yhdistyslain vaatimusten mukaisesti.

Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Yhdistysavain Rekisteri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Avoine Oy) palvelimille. Lisäksi henkilötietoja käsitellään myös verkkosivuston lomakkeiden kautta satunnaisesti. Lomakkeiden osalta tarkemmat tiedot henkilötietojen käsittelystä löytyy erillisestä lomakkeiden tietosuojaa koskevasta osiosta.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina Yhdistyslain vaatimat henkilötiedot eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:

  • Jäsenten yhteystiedot eli postiosoite, puhelin ja sähköpostiosoite
  • Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
  • Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
  • Lisätiedot (lisenssitiedot, kausimaksut tms.)

5. Rekisterin tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Rekisterin tietoja ei kerätä muista lähteistä tai rekistereistä.

5.1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kerho voi luovuttaa jäsentietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Kerho voi itse tiedottaa lajiin liittyvistä tärkeistä asioista rekisterissä oleville.

Jäsen voi antaa kerholle luvan luovuttaa yhteystietonsa medialle haastatteluja varten. Mikäli jäsen on antanut luvan, kerho voi luovuttaa medialle haastattelua varten jäsenen yhteystiedot (henkilön nimi, puhelinnumero ja tarvittaessa sähköpostiosoite). Luovutuslupa koskee vain mediaa esimerkiksi haastattelupyyntöjen yhteydessä.

Kerho ei luovuta tietoja yhteistyökumppaneilleen ja/tai muille kolmansille osapuolille, poislukien Suomen Moottoriliitto Ry (SML). Jäsenrekisteriin kirjattuja tietoja luovutetaan Suomen Moottoriliitolle kilpailutoiminnassa vaadittavan lisenssin hankkimista, rekisteröimistä ja hallinnointia varten. 

Suomen Moottoriliitto käsittelee tietoja Motti-palvelussa. Jokaisella henkilöllä on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen. Luovutettava aineisto sisältää nimen, osoitteen ja mahdollisesti sukupuolen sekä syntymävuoden. Motti-palvelu on Suomen Moottoriliiton ylläpitämä ja siihen on laadittu oma tietosuojaseloste, joka on luettavissa Motti-palvelussa.

6. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle eikä myöskään EU-alueen tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin ja salasanoin suojatulla palvelimella.

Kangasalan Moottorikerho ry ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilyttämisestä parhaan kykynsä mukaan. Lisäksi kaikilla rekisterin käyttöön oikeutetuilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus.

8. Tarkastusoikeus

Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle.

Tarkastuspyynnön voi tehdä myös sähköisesti kerhon verkkosivustolta löytyvällä lomakkeella.

9. Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto määritellyn ajan (10 vuotta) Kirjanpitolain 2. luvun 10 §:n mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

10. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tietosuojaselosteeseen voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tietosuojaselosteen viimeisin muutospäivämäärä on ilmoitettu tämän selosteen alkuosassa.

Crossikoulun osallistujarekisteri

Crossikoulun osallistujarekisterin tietosuojaseloste on erillisenä liitteenä. Tietosuojaseloste on päivitetty 1.4.2020.

Lisätietoja saa tarvittaessa sihteeriltä.