Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n sekä EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste (päivitetty 1.6.2019).

1. Rekisterin nimi
Kangasalan Moottorikerho Ry:n jäsenrekisteri.

2. Rekisterinpitäjä
Kangasalan Moottorikerho Ry (KaMoKe)
Nallekarhuntie 2, 36100 Kangasala
https://www.kamoke.fi

Puhelin: 040 745 9956
Sähköposti: info@kamoke.fi

2.1. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Miska Jokinen
Nallekarhuntie 2
36100 Kangasala

Puhelin: 040 745 9956
Sähköposti: sihteeri@kamoke.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä Yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Henkilötietojen keräyksen peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kts. yllä yhdistyslain vaatimus.

Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Sporttisaitti Jäsenluettelo) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Avoine Oy) palvelimille. Lisäksi henkilötietoja käsitellään myös verkkosivuston lomakkeiden kautta satunnaisesti. Lomakkeiden osalta tarkemmat tiedot henkilötietojen käsittelystä löytyy tämän osion alapuolelta.

4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina Yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:

  • Jäsenien yhteystiedot: postiosoite, puhelin ja sähköpostiosoite (Suomen Moottoriliiton vaatimusten mukaisesti)
  • Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
  • Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
  • Lisätiedot (lisenssitiedot, kausimaksut tms.)

Lisäksi verkkosivustollamme (www.kamoke.fi) olevien lomakkeiden kautta lähetetyt tiedot voidaan tapauskohtaisesti tallentaa jäsentietojen yhteyteen.

5. Rekisterin tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.

5.1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kerho voi luovuttaa jäsentietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Kerho voi itse tiedottaa lajiin liittyvistä tärkeistä asioista rekisterissä oleville.

Jäsen voi antaa kerholle luvan luovuttaa yhteystietonsa medialle haastatteluja varten. Mikäli jäsen on antanut luvan, kerho voi luovuttaa vain medialle haastattelua varten jäsenen yhteystiedot (henkilön nimi, puhelinnumero ja tarvittaessa sähköpostiosoite).

Kerho ei luovuta tietoja yhteistyökumppaneilleen ja/tai muille kolmansille osapuolille, poislukien Suomen Moottoriliitto Ry (SML). Jäsenrekisteriin kirjattuja tietoja luovutetaan Suomen Moottoriliitolle kilpailutoiminnassa vaadittavan lisenssin hankkimista, rekisteröimistä ja hallinnointia varten. SML käsittelee tietoja MOTTI-järjestelmässä. Jokaisella henkilöllä on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen. Luovutettava aineisto sisältää nimen, osoitteen ja mahdollisesti sukupuolen sekä syntymävuoden.

6. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle eikä myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana ja niihin on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella.

Kangasalan Moottorikerho Ry ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilyttämisestä parhaan kykynsä mukaan. Lisäksi kaikilla rekisterin käyttöön oikeutetuilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus.

8. Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle.

9. Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto määritellyn ajan (10 vuotta) Kirjanpitolain 2. luvun 10 §:n mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Verkkosivujen lomakkeet

Verkkosivustollamme on lomakkeita, joiden täyttäminen vaatii henkilötietojen antamista. Kaikki lomakkeilla lähetetyt tiedot käsitellään luottamuksellisesti eikä lomakevastauksia jaeta kolmansille osapuolille. Alla on eritelty lomakekohtaisesti lomakkeiden tietosisältö.

  • Jäsenanomuslomake: Jäsenanomuslomake on suoraan yhteydessä jäsenrekisteriimme ja lomakkeella lähetetyt tiedot siirtyvät automaattisesti jäsenrekisteriin. Jäsenrekisterin tietoja käsitellään yllä olevan tietosuojaselosteen mukaisesti.
  • Jäsentodistuspyyntölomake: Lomakkeella annettavat yhteystiedot vaaditaan jäsenen yksilöimiseksi. Lomakkeen tiedot hävitetään järjestelmästä jäsentodistuspyynnön käsittelyn jälkeen.
  • Tietojen tarkastuspyyntö: Lomakkeella annettavat yhteystiedot vaaditaan jäsenen yksilöimiseksi. Lomakkeen tiedot hävitetään järjestelmästä tarkastuspyynnön suorittamisen jälkeen.
  • Sarjaenduroiden ilmoittautumislomake: Sarjaenduroiden ilmoittautumislomakkeella yksilöitäviä henkilötietoja ovat nimi ja kilpailunumero. Osa nimistä ja kilpailunumeroista näkyy lomakkeen valintaluettelossa. Ilmoittautumisen yhteydessä osallistuja voi antaa suostumuksensa nimen ja tuloksensa näkymisen kilpailutuloksissa. Ilmoittautumistiedot poistetaan välittömästi kyseisen sarjaendurotapahtuman jälkeen, mutta tulokset arkistoidaan kerhomme verkkosivustolle. Mikäli nimi ja kilpailijanumero eivät saa näkyä valintaluettelossa tai julkaistavissa tuloksissa, ota yhteyttä sihteeriin (sihteeri@kamoke.fi tai 040 745 9956).
  • Onnettomuusilmoitus: Lomakkeen avulla voi ilmoittaa harjoitustoiminnassa sattuneesta vaaratilanteesta tai onnettomuudesta. Kaikki lomakkeella lähetetyt tiedot käsitellään luottamuksellisesti ja vain sihteerin toimesta. Onnettomuustietojen kerääminen tehdään sen vuoksi, jotta lajille epätyypillisistä, vakavista tai kuolemaanjohtaneista tapahtumista saadaan tehtyä vaadittava ilmoitus Turvallisuus- ja kemikaalivirastolle.
  • Yhteydenottolomake: Yhteydenottolomakkeen henkilötietoja (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite) käytetään vain yhteydenottoon vastaamiseen. Lomakkeen tietoja säilytetään vain yhteydenoton käsittelyn ajan.
  • Ajopaikkatietoja koskeva lomake jäsensivuilla: Tämän lomakkeen avulla jäsen voi ilmoittaa esimerkiksi ajopaikoilla havaitsemastaan turvallisuusriskistä. Yhteystietoja (nimi ja puhelinnumero) käytetään tarvittaessa yhteydenottoon ilmoituksen tekijään, mikäli ilmoitetusta tilanteesta tarvitaan lisätietoja esimerkiksi tiedottamista varten.
  • Ilmoittautumislomake (tapahtumat): Tapahtumien ilmoittautumislomakkeiden kautta kerätyt tiedot säilytetään tapahtuman päättymiseen asti. Ilmoittautumislomakkeessa kysyttyjä tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja mahdolliset allergiatiedot tapahtuman tarjoilua varten. Ilmoittautumislomakkeen tiedot vaihtelevat tapauskohtaisesti. Mahdollisten osallistujaluetteloiden julkaisuun kysytään erillinen lupa. Ilman tätä lupaa lomakevastaukset käsitellään luottamuksellisesti.

Crossikoulun osallistujarekisterin tietosuoja

Crossikoulun osallistujarekisterin tietosuojaseloste on erillisenä liitteenä. Lisätietoja saa tarvittaessa sihteeriltä.